การจัดการเอกสาร เรื่องง่ายๆที่ไม่ง่าย

การจัดการเอกสาร เรื่องง่ายๆที่ไม่ง่าย
พูดถึงเรื่องการจัดเอกสาร พฤติกรรมแรกที่เราจะทำคือ ถอนหายใจ คิดว่าหลายๆคนคงเป็นเพราะมันทั้งเสียเวลา ทั้งยุ่งยากไหนจะพื้นที่เก็บเอกสารไม่เพียงพอ เอกสารบางอย่างก็ยังยังคงตองใช้งาน และ เอกสารบางชนิดก็ไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว เรายังต้องมานั่งเสียเวลาคักแยกเอกสารพวกนี้ออกจากกันอีก 

เอาละงั้นวันนี้เราจะมาแก้ปัญหานี้ไปพร้อมกัน คิดว่าหากทดลองทำวิธีนี้แล้วการจัดเอกสารจะไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป

เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารทั้งหมดให้พร้อม
อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงาน อย่างกล่องกระดาษ แฟ้ม ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องเก็บเอกสาร 

แยกเอกสารที่จำเป็นต้องเก็บให้เป็นหมวดหมู่
โดยต้องแยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็น 2 ประเภท คือ เอกสารที่ยังต้องใช้อยู่ในระหว่างการปฏิบัติงาน และ เอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว หรือ ไม่จำเป็นต้องใช้แล้วนั่นเอง

ทำการจัดเรียงเอกสาร
เมื่อทำการแยกเอกสารเป็นหมวดหมู่แล้ว ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำดับวัน และ เวลาอีกครั้ง เพื่อให้สะดวกในการค้นหาในครั้งต่อไป และ เป็นระเบียบยิ่งขึ้น

จัดเข้าแฟ้มเอกสาร
ต่อมาสิ่งที่จำเป็นต้องทำคือนำเอกสารเหล่านั้นเข้าแฟ้ม โดยแยกให้ชัดเจนว่าแต่ละแฟ้มนั้นเป็นเอกสารหมวดไหน แต่ใน 1 แฟ้มก็ไม่ควรเก็บเอกสารจนมากเกินไป เพราะนอกจากจะหาได้ยากแล้ว ขนาดของแฟ้มที่หนาเกินไปยังมีผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย

คัดแยกว่าเอกสารไหนควรเก็บ เอกสารไหนควรจะทิ้งไป 
เอกสารที่จำเป็นต้องเก็บไว้ใช้งานควรเก็บไว้ในที่ ที่หาง่ายและหยิดได้สะดวก ส่วนเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องใช้แล้วควรเก็บใส่กล่องหรือลังเพื่อนำไปทำเป็นการดาษ Recycle หรือรอทำลายต่อไป

แต่สิ่งอื่นที่สำคัญที่สุดคือควรฝึกจนเป็นนิสัย ควรแยกเอกสารที่ต้องใช้ และ เอกสารที่ใช้แล้วให้เป็นที่ เพื่อครั้งต่อไปเราจะได้รู้ว่าเอกสารชุดอยู่ตรงไหนจะได้ไม่ต้องมาปวดหัวกับการจัดเรียงเอกสารกันอีก 
ด้วยความหวังดีจาก Noble Office Furniture